Protocolo de Atención al Público

Secretaría de la Sede Central

Horario de Oficina

Martes y jueves.: 8:30 a.m. – 10:30 m.
Miércoles: 2:30pm – 4:30pm
No se atenderán solicitudes fuera del horario establecido.

Procedimiento

Al llegar a la sede central, dirigirse a la ventanilla de la secretaría.
Indicar al personal de la secretaría el motivo de la visita.
Si la solicitud requiere documentación adicional, esta deberá presentarse en el momento de la consulta.
El personal de la secretaría registrará la solicitud y proporcionará la orientación necesaria.
Si se requiere una respuesta posterior, se informará al visitante el tiempo estimado de respuesta y el medio de contacto.

2. Atención a Estudiantes de la Jornada Diurna

Horario de Atención

Durante la pausa pedagógica o el descanso.

Procedimiento

Los estudiantes deben acercarse a la secretaría en su pausa pedagógica o descanso.
Indicar al personal de la secretaría el motivo de la consulta o solicitud.
El personal registrará la solicitud y dará la orientación o respuesta inmediata.
Si la consulta requiere más tiempo, se informará al estudiante sobre:
- La fecha en que puede recoger la respuesta, o
- Si debe regresar en otro momento.

3. Atención de Acudientes por Parte de los Docentes

Verificación de Horarios

Los acudientes deben verificar el horario del docente en el cuadro anexo disponible en la secretaría.
Es indispensable ajustarse al horario indicado para evitar interrumpir las actividades académicas.

Procedimiento

Revisar el horario del docente en el cuadro anexo.
Acercarse a la sede y jornada correspondiente según la disponibilidad del docente.
Una vez en la sede, dirigirse a la recepción o portería para informar sobre la cita.
Esperar a ser dirigido al lugar de atención por parte del personal administrativo.
El docente atenderá al acudiente en el horario previamente establecido.

Protocolo de Funcionamiento de la Ventanilla Única

1. Objetivo

Establecer los lineamientos para el funcionamiento de la Ventanilla Única en la sede central de la institución educativa pública, garantizando una atención eficiente y centralizada a la comunidad educativa en un horario extendido de 7:00 a.m. a 6:00 p.m.

2. Alcance

Este protocolo aplica a:

Todo el personal administrativo encargado de la atención en la Ventanilla Única.
Todos los usuarios internos y externos que requieran realizar trámites, solicitudes, consultas o recibir información en la institución educativa.

3. Horario de Atención

La Ventanilla Única estará ubicada en la recepción de la sede central y funcionará en el siguiente horario:

Martes y jueves.: 8:30 a.m. – 10:30 m.
Miércoles: 2:30pm – 4:30pm
No se atenderán solicitudes fuera del horario establecido.

Se establecerá un turno de rotación para el personal encargado, con el fin de asegurar la atención continua durante todo el horario de operación.

4. Servicios Prestados

La Ventanilla Única ofrecerá los siguientes servicios:

Recepción y radicación de documentos.
Información sobre procesos de inscripción y matrícula.
Orientación sobre trámites académicos y administrativos.
Recepción de quejas, sugerencias y peticiones.
Gestión de citas con directivos o docentes.
Entrega de material informativo de la institución.

5. Procedimientos de Atención

5.1. Recepción de Usuarios

Al ingresar, el usuario será recibido por un funcionario, quien le solicitará el motivo de su visita.
El funcionario registrará la solicitud en el sistema de atención al ciudadano y entregará un número de radicado al usuario.

5.2. Radicación de Documentos

Todos los documentos presentados serán registrados en el sistema con un número de seguimiento.
El funcionario entregará al usuario un comprobante de radicación con dicho número.

5.3. Consulta de Información

Los usuarios podrán realizar consultas presenciales o a través de medios electrónicos (correo institucional o teléfono).
El funcionario encargado revisará la consulta y, si es necesario, redirigirá al usuario al área competente.

5.4. Gestión de Citas

Las solicitudes de citas con directivos o docentes se registrarán en el sistema.
Se informará al usuario la fecha y hora de la cita, coordinada de acuerdo con la disponibilidad del solicitante y del personal institucional.

6. Normas de Conducta

El personal deberá brindar un trato respetuoso y cortés a todos los usuarios.
Se garantizará la confidencialidad de la información manejada en los trámites.
Los usuarios deberán respetar el turno de atención y seguir las indicaciones del personal.

7. Manejo de Incidencias

En caso de que un usuario presente una queja o reclamo, el funcionario de la Ventanilla Única tomará nota y generará un reporte, que será escalado al área correspondiente.
Se dará respuesta a las quejas y reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.